Zásady ochrany osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jsme realitní kancelář OKNO NEMOVITOSTÍ, s.r.o., IČO 283 00 955, se sídlem Kořískova 1344/47, Řečkovice, 621 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně pod sp. zn. C 59711.

V průběhu realizace obchodu nakládáme s Vašimi osobními údaji a jsme si vědomi toho, že řadu z těchto údajů můžete považovat za důvěrné či citlivé. Proto Vás v tomto dokumentu informujeme o tom, proč Vaše osobní údaje potřebujeme a jak s nimi nakládáme, abyste měli jistotu, že s nimi nakládáme v souladu s právními předpisy.

ZÁKLADNÍ POJMY A VYSVĚTLENÍ

Chceme, abychom si rozuměli. Pokusíme se Vám tedy vysvětlit základní pojmy spojené s Vašimi osobními údaji. Dne 25. 5. 2018 nabylo účinnosti nové nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES. Tento dlouhý název je všem znám spíše jako „GDPR“. GDPR upravuje různé povinnosti pro správce osobních údajů – nás, a práva pro subjekty údajů – Vás. Občas využíváme externí společnosti či jiné subjekty, aby nám se zpracováním pomohly a určitým způsobem s osobními údaji nakládali. Tyto subjekty nazývá GDPR jako zpracovatele osobních údajů. Případně se může jednat o příjemce. To je také třetí osoba, odlišná od nás, ale my ji jako zpracovatele nepověřujeme, nýbrž Vaše osobní údaje předáváme, protože to například vyžaduje zákon.

A co si máte představit pod pojmem osobní údaj? Je to jakákoliv informace, pomocí které Vás můžeme přímo či nepřímo identifikovat. Přímo Vás identifikujeme podle jména, příjmení, rodného čísla a dalších obdobných údajů. Nepřímo poté prostřednictvím informací ve spojení s dalšími informacemi.

Není Vám cokoliv jasné? Neváhejte se obrátit na e-mailovou adresu sprava@rkokno.cz. Rádi Vám vše vysvětlíme.

JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME?

Osobní údaje, které o Vás zpracováváme se liší podle toho, v jaké pozici vůči Vám vystupujeme. Níže tedy popisujeme, jaké osobní údaje zpracováváme, a to právě podle toho, jaký je Váš vztah s námi.

V případě, kdy využíváte naše realitní služby

Pravděpodobně nejčastěji nás budete kontaktovat, protože budete chtít využít našich služeb v oblasti realitního zprostředkování, tedy naším prostřednictvím prodat či koupit nemovitost. V takovém případě bude záležet, zda se na vzájemné spolupráci dohodneme, nebo ne, ale pokud se rozhodnete svěřit nám svoji důvěru, budeme pro realizaci celé transakce potřebovat zejména následující osobní údaje:

• jméno a příjmení;
• rodné číslo, datum narození či IČO;
• adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu;
• číslo bankovního účtu;
• podpis;
• kopii občanského průkazu či příslušné části pasu nebo jiného průkazu totožnosti;
• doklady k prokázání zdroje prostředků pro účely koupě nemovitosti, a to v rozsahu vyžadovaném přepisy v oblasti AML.

Kdybychom pro Vás potřebovali jakékoli další údaje, na nutnost poskytnutí Vás vždy s dostatečným předstihem upozorníme.

V případě, že se účastníte námi pořádaných akcí

Může se také stát, že se budete účastnit akcí, které budeme pořádat. Vždy bude záležet na typu akce, které se budete účastnit, ale minimální rozsah údajů, které budeme v souvislosti s pořádáním akce zpracovávat bude následující:

• jméno a příjmení;
• e-mailová adresa;
• fotografie či videa z pořádaných akcí.

V případě, že s námi chcete pracovat

Jelikož se neustále rozrůstáme a posilujeme náš tým, je možné, že nás na základě námi zveřejněného inzerátu kontaktujete jakožto uchazeči o práci u nás. Aby mohl celý proces proběhnout a Vy jste se mohli stát našimi kolegy, opět k tomu potřebujeme zpracovávat Vaše osobní údaje. Mezi ty patří zejména:

• jméno a příjmení;
• telefonní číslo a e-mailová adresa;
• údaje obsažené v životopise, který může obsahovat vedle výše uvedených informací též informace o Vašem vzdělání, o Vašich pracovních zkušenostech a o Vašich dalších znalostech či odbornosti dle požadované pozice; v životopise můžete samozřejmě uvést též údaje, které po Vás přímo nepožadujeme, v takovém případě jde o Vaše svobodné rozhodnutí, že nám chcete údaje poskytnout, a proto budeme zpracovávat i tyto údaje.

V případě, že jste našimi dodavateli

Jako každý podnikatel, i my potřebujeme k tomu, abychom své služby mohli poskytovat kvalitně, další dodavatele. V případě, že jste naši dodavatelé, budeme po Vás potřebovat osobní údaje, abychom mohli spolupráci navázat a dále rozvíjet. Mezi údaje, které budeme potřebovat, jsou především následující osobní údaje:

• jméno a příjmení;
• datum narození či IČO;
• informace o společnosti, kterou zastupujete a případnou pracovní pozici ve společnosti;
• adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresa;
• číslo bankovního účtu.

Kdybychom pro Vás potřebovali jakékoli další údaje, na nutnost poskytnutí Vás vždy s dostatečným předstihem upozorníme.

PROČ VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVÁME A CO NÁS K TOMU OPRAVŇUJE?

Důvody a právní základy pro zpracování se liší podle toho, v jakém vztahu s námi jste. Níže tedy uvádíme, proč Vaše údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje, tedy jaký je právní základ zpracování. Tyto opět uvádíme podle toho, jaký je Váš vztah s námi. Vaše osobní údaje nebudou použity za účelem jakéhokoliv výhradně automatizovaného rozhodování, včetně profilování založeného na výhradně automatizovaném zpracování.

V případě, kdy chcece využít naše realitní služby

Jak již bylo uvedeno výše, nejčastějším důvodem, proč zpracováváme Vaše osobní údaje, je poskytování služeb realitního zprostředkování. Dbáme na bezpečnost Vašich osobních údajů, zpracováváme pouze nezbytné údaje, které jsou potřebné pro konkrétní účely a snažíme se pravidelně kontrolovat jejich aktuálnost a relevantnost.

Každý správce osobních údajů může zpracovávat osobní údaje pouze tehdy, kdy existuje právní důvod pro zpracování. V tomto případě je právním důvodem nezbytnost pro splnění smlouvy. Jinými slovy, údaje potřebujeme k tomu, abychom mohli splnit povinnosti našeho vzájemného smluvního vztahu.

Rovněž musíme plnit některé zákonné povinnosti upravené zejména v zákoně o realitním zprostředkování a v zákoně o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu a v zákonech týkajících se daní a účetnictví.

Často s klienty řešíme otázky spojené s AML legislativou, proto tomuto zpracování chceme věnovat více prostoru.

Kopii občanského průkazu či příslušné části jiných průkazu totožnosti pořizujeme z toho důvodu, že jsme povinnou osobou dle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Jako povinná osoba máme povinnost pro naplnění účelu AML provést identifikaci klienta, a to právě prostřednictvím Vašeho občanského průkazu. Dle metodického pokynu vydaného Finančním analytickým úřadem č. j. FAU-89190/2020/031, je také doporučeno naskenovat obě strany občanského průkazu či příslušné části jiného průkazu totožnosti. Právním základem pro zpracování je nezbytnost pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu a plnění zákonných povinností. Úkolem prováděným ve veřejném zájmu je v tomto případě plnění povinností uložených povinné osobě, aby bylo zajištěno zabránění zneužívání finančního systému pro legalizaci výnosů z trestné činnosti a k financování terorismu a vytvořeny podmínky pro odhalování takového jednání.

K naplnění účelu AML legislativy též potřebujeme informace o tom, jak jste získali svůj majetek, a to k provedení kontroly toho, že nepochází z trestné činnosti. Proto po Vás můžeme chtít informace k prokázání původu, a to opět pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu a plnění zákonných povinností

 

Může se však stát, že Vaše osobní údaje využijeme i pro účely obhajoby či vymáhání našich právních nároku, a to na základě našeho oprávněného zájmu. Typickým příkladem může být využití Vašich osobních údajů v případě, kdy spolu povedeme spor u soudu.

Poskytnuté údaje jsou smluvním požadavkem, bez jejich poskytnutí není možno poskytovat naše realitní služby. Pokud odmítnete tyto osobní údaje sdělit, je možné, že nebudeme schopni poskytnout naše služby.

V případě, že jste se rozhodli využít naší služby online sledování zakázek, k tomuto zpracování dochází na základě Vašeho souhlasu, který jste nám udělili.

V případě, že se účastníte námi pořádaných akcí

V případě, kdy se účastníte námi pořádaných akcí, zpracováváme Vaše osobní údaje z důvodu oprávněného zájmu, který spočívá ve vedení evidence návštěvníků akce a zajištění bezproblémového průběhu akce. V průběhu akce jsou obvykle pořizovány fotografie či kamerové záznamy, které slouží k tomu, aby byly následně zpřístupněny Vám, jakožto návštěvníkům akce, a zároveň slouží pro naše propagační účely.

V případě, že s námi chcete pracovat

V případě, že se ucházíte o práci u nás, zpracováváme Vaše osobní údaje z důvodu oprávněného zájmu, který spočívá v obsazení našich volných pozic a ve Vašem zájmu získat zaměstnání dle Vašich představ. Primárním důvodem zpracování je tedy nalezení vhodného uchazeče volnou pozici u nás. Zároveň jsou osobní údaje zpracovávány v rámci výběrového řízení, při kterém dochází k předsmluvnímu vyjednávání mezi Vámi a námi. Právním základem tak může být také plnění smluvních povinností vyplývající z tohoto předsmluvního vztahu.

Vámi poskytnuté údaje používáme k tomu, abychom Vás ohledně průběhu výběrového řízení mohli kontaktovat, a tyto údaje budeme vždy využívat pouze pro účely vedení výběrového řízení. Poskytnutí údajů je naším požadavkem, bez jejich poskytnutí Vás nemůžeme do výběrového řízení zařadit.

V případě, že jste našimi dodavateli

Pokud jste našimi dodavateli, hlavní důvod pro zpracování Vašich osobních údajů je ten, že jsou potřeba pro účely plnění smlouvy či plnění zákonných povinností (zejména daňových a účetních). Účelem zpracování je tak především zajištění bezproblémové realizace našeho obchodního vztahu a další rozvíjení společné obchodní spolupráce. Právním základem pro toto zpracování je zpracování pro účely plnění smlouvy a plnění právních povinností. Poskytnutí osobních údajů pro účely plnění smlouvy a pro plnění zákonné povinnosti je naším smluvním požadavkem, a jejich neposkytnutí může být důvodem k neuzavření smlouvy nebo k ukončení další obchodní spolupráce.

KOMU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁME?

S Vašimi osobními údaji je při poskytování služeb pracováno v mnoha oblastech. Abychom mohli Vaše osobní údaje dostatečně zabezpečit a zároveň poskytovat naše služby efektivně, pomáhají nám se zpracováním osobních údajů tito zpracovatelé a příjemci osobních údajů:

• společnosti poskytující serverové, webové, cloudové nebo IT služby, konkrétně: IT správce Michal Deutscher, IČO: 74115375, se sídlem Dobrovského 157/1, 612 00 Brno, Blueboard.cz Webhosting s.r.o. se sídlem Kováků 3280/5, Nehoupat, s.r.o., IČO: 06895387, se sídlem Purkyňova 648/125, Medlánky, 612 00 Brno Microsoft Corporation, a.s.; SUPERKODERS s.r.o., IČ: 03780091, se sídlem Hněvkovského 30/65, 617 00 Brno;

 

• poskytovatel cloudového úložiště, společnost VSHosting s.r.o., IČO: 61505455, se sídlem Sodomkova 1579/5, Hostivař, 102 00 Praha 10;
• externí mzdová účetní Jindřiška Halfarová, IČO: 73283631, se sídlem Roviny 1286/113, 748 01 Hlučín;
• externí účetní společnost TaxCounting, s.r.o., IČO: 08796238, se sídlem 28.října 3388/111, Moravská Ostrava, 702 00 Ostrava;
• advokátní kanceláře a advokáti poskytující právní služby, a to:
  • SEDLAKOVA LEGAL s.r.o. se sídlem Purkyňova 648,125, 612 00 Brno-Medlánky
  • Jaromír Josef se sídlem Velkomoravská 378/1, 695 01 Hodonín
• externí finanční poradci: Jiří Kučírka, IČO: 87675714, se sídlem U Mlýna 115, 682 01 Vyškov a JK Fiesta s.r.o., IČO: 29318564, se sídlem U Mlýna 115, 682 01 Vyškov;
• externí finanční poradce společnosti Partners Financial Services, a.s., Bc. Jiří Šíbl, IČO: 75995948, se sídlem Březinky 2583/32, 678 01 Blansko;
• společnost ECOMAIL.CZ, s.r.o., IČO 02762943 se sídlem Na Zderaze 1275/15, Nové Město, 120 00 Praha 2, která provozuje službu Ecomail, prostřednictvím které Vám od nás chodí newslettery a další hromadné e-maily;
• obchodní zástupci, kteří jednají jménem naší společnosti;
• poskytovatelům cookies na našem webu, přičemž úplný seznam těchto poskytovatelů, včetně veškerých dalších informací o nich, je dostupný v rámci cookies lišty, ve které můžete s předáváním vyjádřit svůj souhlas či nesouhlas.

JAK DLOUHO VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁME?

Doba uchování Vašich osobních údajů se může lišit případ od případu. Je jisté, že osobní údaje budeme zpracovávat po dobu poskytování našich služeb, po celou tuto dobu s nimi totiž musíme nakládat, abychom své služby mohli řádně poskytovat. Následně budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu stanovenou jednotlivými zákony, zejména zákonem o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, zákony týkajícími se účetnictví a daní či zákonem o archivnictví a spisové službě.

Osobní údaje si rovněž ponecháme pro případnou obhajobu našich právních závazků, řešení sporů a právní vynucování našich dohod.

Mohou se na nás rovněž vztahovat právní, smluvní nebo podobné závazky uchovávat různá data. Mezi příklady patří zákony upravující povinné uchovávání dat, vládní nařízení stanovující povinnost uchovávat data související s vyšetřováním nebo data, která je nutné uchovávat pro účely soudního sporu. V takovém případě budeme osobní údaje zpracovávat po tuto dobu.

Pokud Vás zajímá, jak dlouho budeme uchovávat právě Vaše údaje v konkrétním případě, neváhejte se obrátit na e-mail sprava@rkokno.cz.

PŘIŠEL VÁM NÁŠ NEWSLETTER?

V případě, že jste našimi zákazníky či dodavateli, pravděpodobně od nás jednou za čas obdržíte obchodní sdělení, častěji známé jako newsletter. V této části bychom Vám rádi sdělili základní informace o zaslání těchto newsletterů.

Newsletter jste obdrželi, neboť jste našim zákazníkem či dodavatelem, a tudíž Vám můžeme nabízet obdobné služby související se službami, které jsme Vám již poskytli, zejména tedy informace související s realitním zprostředkováním a realitním trhem obecně.

Pro zasílání newsletterů využíváme Vaši e-mailovou adresu a případně Vaše jméno a příjmení pro personalizaci sdělení. Zasílání newsletterů je naším oprávněným zájmem, který spočívá v propagaci našich služeb.

Pokud však o naše newslettery nebudete mít zájem, můžete jejich zasílání kdykoli odmítnout. K odmítnutí můžete použít buď odkaz v každém doručeném e-mailu, nebo zasláním zprávy na e-mail sprava@rkokno.cz.

V případě, že využíváte službu sledování zakázky, zasílané e-maily nejsou obchodními sděleními, ale tyto zasíláme z důvodu plnění smluvních povinností, jelikož jde o službu, kterou jste si u nás objednali.

JAKÁ MÁTE PRÁVA?

Ve vztahu k námi prováděnému zpracování Vašich osobních údajů máte následující práva:

• právo na přístupk osobním údajům;
• právo na opravu;
• právo na výmaz;
• právo na omezení zpracování údajů;
• právo vznést námitku proti zpracování;
• právo na přenositelnostúdajů;
• právo podat stížnostna zpracování osobních údajů.

Vaše práva jsou níže vysvětlena, abyste si dokázal/a udělat jasnější představu o jejich obsahu.

• Právo na přístup znamená, že si kdykoliv můžete požádat o naše potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je budeme zpracovávat, zda máte právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznést námitku, odkud jsme osobní údaje získali a zda dochází na základě zpracování Vašich osobních údajů k automatizovanému rozhodování, včetně případného profilování. Také máte právo získat kopii Vašich osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak můžeme požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů, a sice ve výši 50 Kč.
• Právo na opravu znamená, že nás kdykoliv můžete požádat o opravu či doplnění Vašich osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.
• Právo na výmaz znamená, že musíme vymazat Vaše osobní údaje pokud (i) již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány, (ii) odvoláte svůj souhlas se zpracováním svých osobních údajů a zároveň neexistují žádné další právní důvody pro jejich zpracování, (iii) vznesete námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, (iv) zpracování je protiprávní nebo (v) ukládá nám to zákonná povinnost.
• Právo na omezení zpracování znamená, že dokud nevyřešíme jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování Vašich osobních údajů, nesmíme Vaše osobní údaje zpracovávat jinak než tak, že je budeme mít pouze uloženy a případně je můžeme použít pouze s Vaším souhlasem nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.
• Právo vznést námitku znamená, že můžete vznést námitku proti zpracování Vašich osobních údajů, které zpracováváme z důvodu oprávněného zájmu. Tato námitka bude vyhodnocena a následně Vám sdělíme, zda jsme jí vyhověli a Vaše údaje nebudeme nadále zpracovávat, nebo že námitka nebyla důvodná a zpracování bude pokračovat. Každopádně po dobu, než bude námitka vyřešena, bude zpracování omezeno.
• Právo na přenositelnost znamená, že máte právo získat osobní údaje, které se Vás týkají, a které jsou zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo na to, aby byly tyto osobní údaje předány přímo jinému správci.

Pokud budete chtít uplatnit některé z Vašich výše uvedených práv, kontaktujte nás, prosím, pomocí naší e-mailové adresy sprava@rkokno.cz. Na vaše dotazy či připomínky odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději však do jednoho měsíce.

Na naši činnost taktéž dohlíží Úřad pro ochranu osobních údajů, u kterého můžete v případě Vaší nespokojenosti podat stížnost. Více se dozvíte na internetových stránkách úřadu www.uoou.cz. Vždy však budeme rádi, pokud budete svoje případné připomínky nebo stížnosti uplatňovat nejdříve u nás, věříme, že společně se nám podaří vše vyřešit k Vaší spokojenosti.

JAK JE TO S COOKIES?

Na našich webových stránkách používáme též cookies. Veškeré informace o cookies naleznete v cookie liště přímo na webu (konkrétně v levé spodní části, symbol sponky). Zde se dozvíte o příjemcích, účelech i právních základech zpracování, přičemž v rámci této lišty můžete činit i své volby ohledně cookies, které můžeme využívat.

ÚČINNOST ZÁSAD

Tyto zásady byly aktualizovány dne 19. 9. 2022. Původní verze jsou dostupné zde.